| December 2008: Carlo Herz, Interim Financieel Adviseur, NCP Finance |
| Men gooit veel van de negatieve omstandigheden in het bedrijfsleven te pas of te onpas op de recessie en kredietcrisis en “vergeet” dat sommige zaken toch echt al langere tijd sluimeren. Een hiervan, het betalingsgedrag van klanten, wordt in dit artikel onder de loep genomen. |
 Uit allerlei onderzoeken blijkt wel dat de kredietcrisis en recessie het betalingsgedrag nog verder heeft vertraagd.
Gevolgen voor het bedrijfsleven zijn enorm en kunnen zelfs leiden tot een faillissement van bijvoorbeeld een levensvatbaar klein of net opgericht bedrijf.
Uit onderzoek blijkt dat voor een kwart van de faillissementen slecht debiteuren- c.q. incassobeleid hoofdoorzaak nummer 1 is.
Op grote schaal begint een vicieuze cirkel van banenverlies en stagnatie of zelfs daling van de economische groei. Redenen dat een klant niet (op tijd) betaalt zijn onder andere dat het bedrijf niet anders gewend is, gebrek aan een goede administratie, financiële problemen, men wacht op een creditnota, hoe groter de organisatie van de klant des te later het betaalgedrag.
Last but not least vindt men dat het MKB binnen 30 dagen moet betalen, terwijl dit van een particulier of de eenmanszaken maximaal 14 dagen mag zijn. |
De jacht op de (niet) betalende klant wordt daarom geopend...
Maar onder het motto “Verbeter de wereld en begin bij jezelf” moet er eigenlijk eerst naar de eigen organisatie gekeken worden. Heerst er binnen de organisatie een goede afstemming tussen de afdelingen en daarmee de processen? De meeste bedrijven kunnen hierop geen volmondig ja geven.
Dit geldt tevens op de vraag of men zich houdt aan de interne procedures en of deze regelmatig zo niet jaarlijks tegen het licht aan gehouden worden. Ook verschuilen wij ons nog al eens achter de uitspraak “Wij voldoen aan de ISO-norm”. |
 Zo komen wij uiteindelijk bij de administratie aan. Deze afdeling wordt door een heleboel bedrijven onderschat en vaak alleen als een noodzakelijk kwaad gezien maar is in feite de verbindingsschakel tussen veel afdelingen.
Een van de taken van de administratie is het verzorgen van een goede debiteuren- c.q. klantenadministratie. Een greep uit wat o.a. nodig is om dit te kunnen bewerkstelligen:
- Een juist en volledig klantenbestand, waarbij per klant duidelijk is welke contactpersonen binnen het bedrijf van de klant de offertes, de correspondentie, de factuur, de goederen en de pakbon afhandelen. Hierbij moet ook gedacht worden hoe een klantenbestand opgebouwd dient te worden als men bijvoorbeeld inzicht wil houden in een klant met meerdere vestigingen, divisies, BV’s, of contracten met kortingen voor de gehele organisatie gelden of voor gedeelten, etc.
- Kan de administratie gemakkelijk achterhalen wie er binnen de eigen organisatie verantwoordelijk is voor de order/factuur en is deze persoon gemakkelijk te bereiken voor eventuele klachten van de klant
- Zijn de betalingscondities per klant /organisatie bekend als ook de afwijkende regels
- Is er voldoende communicatie tussen administratie en andere afdelingen binnen het bedrijf over het langere tijd niet leveren/factureren aan klanten.
- Kloppen de kredietlimieten. Hoe om te gaan als een organisatie meerdere klantnummers heeft met dit limiet
- Zijn de handel- en leveringsvoorwaarden nog steeds van toepassing of zijn deze aan een opfrisbeurt toe
- Zijn de juiste gegevens betreffende de Wet Keten Aansprakelijkheid gegevens per klant aanwezig
|
Hoe kan de klant geholpen worden om voor een snelle betaling te kunnen zorg dragen?
- Een duidelijke offerte en voorwaarden
- Overleg met de klant welke gegevens de klant op de papierstroom wil hebben en welke niet
- Duidelijke pakbonnen met (na)leveringen. Indien er nageleverd moet worden waarom dit het geval is en wanneer dit dan plaats vindt
- Regelmatige facturatie die eventueel in overleg met de klant op gezette tijden plaats vindt
- Het nakomen van afspraken (lijkt een open deur, maar ook richting uw klanten heldt: Afspraak is afspraak!)
- Een goede Administratieve Organisatie
|
 Een gezonde spanning tussen de afdelingen is geen probleem en zelfs een goede graadmeter of alles goed loopt.
Als financieel interimmer van NCP Finance kom ik regelmatig tegen dat een organisatie op plaatsen geld laat liggen waar dit totaal niet nodig is. Vaak heeft dit te maken met de mazen in of het ontbreken van een goede administratieve organisatie waarin de procedures duidelijk beschreven worden. Deze mazen kosten het bedrijfsleven een goede cashflow en een deuk in het imago van de professionaliteit van het bedrijf.
Naar mijn beleving is men in tijd van hausse te weinig bezig geweest met de eventuele malaise van de toekomst en is daarom te laat begonnen met het openen van de jacht naar verbeteringen voor het betaalgedrag van de klant.
Carlo Herz
Interim Financieel Adviseur, NCP Finance
carloherz@ncpgroep.nl |
Burgemeester Roelenweg 26
8021 EW Zwolle
T: 088 - 304 04 04
F: 088 - 304 04 03
info@ncpgroep.nl
Overige vestigingen: Klik hier... |
